Mimo że coraz więcej dokumentów tworzy się i przesyła elektronicznie, papierowe umowy, faktury i pisma to wciąż nieodzowny element działalności każdej firmy. Wiele z tych arkuszy zawiera cenne informacje, które nie mogą trafić do rąk nieupoważnionych osób. Szczególnie chronione powinny być wszystkie dane osobowe. Nawet ich nieumyślne udostępnienie grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi. Spokój pod tym względem zapewni nam odpowiednio dobrana niszczarka. Podpowiadamy, jakie cechy tego urządzenia będą najistotniejsze w niewielkiej firmie.
Sprawdzamy rodzaj cięcia
Wybierając niszczarkę, zazwyczaj na samym początku zastanawiamy się nad rodzajem cięcia – wyróżniamy dwa: paskowe i ścinkowe. Pierwszy rodzaj przeznaczony jest do niszczenia dokumentów o niewielkim stopniu tajności, np. korespondencji wewnętrznej firmy. Drugi rodzaj tnie papier na małe, prostokątne ścinki – to gwarancja o wiele lepszej skuteczności niszczenia dokumentów.
Szukamy modelu zgodnego z RODO
Jeśli w naszej firmie wykorzystujemy materiały zawierające szczególnie wrażliwe, poufne lub tajne dane, musimy zwrócić uwagę na stopień (poziom) bezpieczeństwa zapewniany przez konkretny model niszczarki. Zwykle znajdziemy go w opisie urządzenia. Modele zgodne z RODO mają oznaczenia od P-4 (powierzchnia ścinka ≤ 160 mm²) do P-7 (powierzchnia ścinka ≤ 5 mm²). Niszczarka ze stopniem P-4 będzie odpowiednia dla dokumentów szczególnie poufnych. Urządzenie z oznaczeniem P-7 to najwyższa klasa ochrony, która sprawdzi się nawet w przypadku dokumentów zawierających ściśle tajne informacje.
Zwracamy uwagę na wydajność niszczarki
W wielu przypadkach bardzo istotna może okazać się ilość kartek, którą niszczarka jest w stanie pociąć za jednym razem. Nawet w niewielkim biurze możemy regularnie otrzymywać grube pliki dokumentów, które często trzeba ciąć. Wtedy najlepiej sprawdzą się modele umożliwiające niszczenie od kilkunastu do kilkudziesięciu kartek jednocześnie i gwarantujące pracę ciągłą. W przypadku niewielkiej ilości dokumentacji wystarczy niszczarka charakteryzująca się wydajnością od 5 do 10 kartek na raz. Warto sprawdzić również poziom hałasu, jaki generuje urządzenie. Głośna praca może rozpraszać osoby znajdujące się w biurze. Za próg komfortu uznaje się hałas na poziomie 50-60 dB.
Pojemność i praktyczne funkcje
Jedną z ostatnich kwestii, którą trzeba wziąć pod uwagę, wybierając niszczarkę do małej firmy, jest pojemność kosza na ścinki. Na rynku znajdziemy modele o pojemności od kilku do nawet kilkuset litrów. W niewielkim biurze, gdzie niszczy się małą ilość dokumentacji, spokojnie wystarczą urządzenia z dolnego przedziału: 10- lub 20-litrowe. Być może odrobinę częściej trzeba będzie opróżniać pojemnik, ale sama niszczarka zajmie mniej miejsca.
Musimy wspomnieć również o funkcjonalności poszczególnych urządzeń. Wiele z nich ma możliwość cięcia nie tylko papieru, ale i zszywek lub spinaczy oraz niszczenia plastikowych kart, płyt CD czy dyskietek. W małych firmach nie wszystkie te opcje mogą okazać się przydatne.
Wyróżniamy idealne modele dla małej firmy
Na stronie sklepu CentrumNiszczarek.pl znajdziesz specjalną kategorię, w której zebrane zostały modele doskonale sprawdzające się w małych biurach. Ułatwi to poszukiwania i dopasowanie urządzenia do wymagań firmy. Szeroka oferta Centrum Niszczarek obejmuje również modele przeznaczone dla dużych przedsiębiorstw czy urzędów.
