Automatyzacja procesów biznesowych pozwala skutecznie zwiększyć wydajność i podnieść jakość pracy oraz przyspieszyć obsługę procesów w firmie. Można jej z powodzeniem poddać zarówno pojedyncze czynności, jak i cały przepływ (tzw. workflow) zadań, dokumentów i informacji w ramach konkretnego scenariusza biznesowego. Pozwala to na uporządkowanie, podniesienie transparentności oraz optymalizację działalności operacyjnej firmy oraz daje jej możliwość pełniejszego skupienia się na generowaniu biznesowej wartości dodanej i osiąganiu lepszych rezultatów pracy.
Czym jest i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Zarówno pojęcie, jak i koncepcja automatyzacji procesów biznesowych obejmuje szereg działań podejmowanych w celu zastąpienia, usprawnienia lub wsparcia pracy realizowanej do tej pory przez człowieka. Służą temu nowoczesne technologie informatyczne i mechanizmy z zakresy automatyzacji, robotyzacji, digitalizacji i zarządzania procesami, które stanowią integralną część wysokiej klasy systemów informatycznych dedykowanych użytkownikom biznesowym. Realizowana przy ich wsparciu automatyzacja procesów biznesowych pozwala na znaczące zwiększenie efektywności codziennej pracy oraz zwiększenie możliwości i potencjału biznesowego firmy.
Automatyzacja procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, BPA) realizowana za pomocą nowoczesnego, wysoko funkcjonalnego oprogramowania poprawia płynność funkcjonowania firmy, zwiększa wydajność pracy, przyspiesza obsługę procesów, zmniejsza koszty działalności operacyjnej oraz podnosi poziom zadowolenia klientów i satysfakcji pracowników. Kluczowym pojęciem z zakresu automatyzacji jest proces w teorii rozumiany jako czynność lub sekwencja powiązanych ze sobą czynności przekształcających stan wejścia w stan wyjścia. Wdrożenie automatyzacji pozwala na dokładne przeanalizowanie i zdefiniowanie procesów oraz zamodelowanie i skonfigurowanie ich za pomocą dedykowanego oprogramowania.
Automatyzacji w pierwszej kolejności poddawane są te obszary funkcjonowania firmy, które do tej pory wymagały dużych nakładów powtarzalnej, monotonnej, żmudnej, a przy tym mało skomplikowanej pracy. Takie czynności są bowiem szczególnie narażone na ryzyko tzw. błędów ludzkich, które skutecznie niweluje poddanie ich automatyzacji. Automatyzacja takich procesów pozwala szybko dostrzec pozytywne rezultaty i doprowadzić do pierwszych sukcesów (tzw. quick wins), skąd prosta droga do kolejnych, większych automatyzacji, a w dalszej perspektywie także szansy na przeprowadzenie udanej, szeroko zakrojonej cyfrowej transformacji firmy.
Automatyzacja procesów biznesowych i związane z nią korzyści
Automatyzacja procesów biznesowych to obecnie najskuteczniejsza i najbardziej efektywna metoda na przeprowadzenie cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Firmy, które zdecydują się na jej wprowadzenie mogą liczyć na osiągnięcie szeregu konkretnych i istotnych z biznesowego punktu widzenia korzyści, których skutki będą odczuwalne zarówno natychmiast, jak i w perspektywie długofalowej. Dzięki prawidłowo przeprowadzonej automatyzacji procesów biznesowych realne staje się zwiększenie efektywności i wydajności pracy przedsiębiorstwa oraz przyspieszenie obsługi procesów, zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Do niewątpliwych korzyści związanych z automatyzacją zaliczają się także oszczędności finansowe i czasowe. Pozytywne skutki jej wdrożenia odczują także pracownicy, którzy dzięki BPA zostaną raz na zawsze uwolnieni od obowiązku wykonywania żmudnych, monotonnych i czasochłonnych czynności, które zupełnie niepotrzebnie zabierają ich czas i energię, nie pozwalając skoncentrować się na o wiele bardziej istotnych z punktu widzenia rozwoju firmy działaniach, które z kolei wymagają zdolności krytycznego lub kreatywnego myślenia, czy skorzystania z wiedzy eksperckiej czy doświadczenia w danej dziedzinie. W rezultacie, automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmie lepiej skupić się na generowaniu biznesowej wartości dodanej, budowaniu istotnej przewagi konkurencyjnej oraz osiąganiu szybszych i lepszych efektów codziennej pracy. W idealnie skonstruowanym modelu mechanizmy i systemy realizują te czynności, w których sprawdzają się lepiej, a człowiek korzysta z ich wsparcia i skupia się na tych zadaniach i wyzwaniach, w których nie da się lub nie ma sensu robotów wykorzystywać – a zazwyczaj to one decydują o wyróżnianiu się przedsiębiorstwa na tle konkurencji i zdobyciu pozycji lidera w danej branży.
Jakie narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych wybrać?
Prawidłowe przeprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych wymaga nie tylko posiadania wiedzy procesowej, planu działania oraz strategii wdrożeniowej. Konieczny jest także wybór oprogramowania, które będzie zapewniało kluczową funkcjonalność oraz pozwoli w pełni wykorzystać możliwości, jakie ma do zaoferowania automatyzacja procesów biznesowych. Poszukując systemu dysponującego funkcjonalnością z zakresu BPA i BPM (z ang. Business Process Management, czyli zarządzania procesami biznesowymi), w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na platformy low-code.
Platformy niskokodowe to coraz popularniejsze w środowisku biznesowym oprogramowanie, a systemy tej klasy są intensywnie rozwijane i dostosowywane do wymagań ery cyfrowej. Platformy low-code pozwalają na automatyzowanie procesów biznesowych oraz szybkie i łatwe budowanie – idealnie dostosowanych do bieżących potrzeb pionów biznesowych i użytkowników końcowych – aplikacji biznesowych bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem tam, gdzie jest to uzasadnione pod względem technicznym lub ekonomicznym. Rozwiązania tego typu łączą w siebie funkcjonalność BPA, BPM, DMS (z ang. Document Management System, czyli systemów zarządzania dokumentami), elektronicznego obiegu dokumentów, workflow i RPA (z ang. Robotic Process Automation).
Najlepsze dostępne na rynku rozwiązania tego typu pracują ponadto w oparciu o nowoczesne, prawdziwie innowacyjne technologie korzystając ze wsparcia takich mechanizmów jak m. in. uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), OCR (inteligentne rozpoznawanie tekstu), podpis cyfrowy i innych rozwiązań dodatkowo wzbogacających ich funkcjonalność, zwiększających możliwości oraz korzyści, nie tylko informatyczne, ale również biznesowe. Zwrot z inwestycji w systemy tej klasy jest więc szybszy i pewniejszy.
Co więcej, najlepsze, wysoko elastyczne platformy niskokodowe zapewniają ponadto skuteczne zarządzanie zmianą – z natychmiastowym rezultatem, na dowolnym etapie cyklu życia aplikacji, co pozwala lepiej dostosowywać zarówno dopiero tworzone narzędzia IT dla biznesu, jak i te już wdrożone w środowisku produkcyjnym – w związku z wprowadzaniem nowych praktyk, procedur, pomysłów lub dynamicznie zmieniających się wymagań wewnętrznych lub zewnętrznych. Jest to więc technologia, którą zdecydowanie warto poznać bliżej w erze wszechobecnej cyfrowej transformacji oraz stale rosnących oczekiwań rynku.
